Dans le monde numérique en constante évolution, posséder un site web fonctionnel et attrayant est devenu essentiel pour les petites et moyennes entreprises (TPE et PME). Cependant, avant de se lancer tête baissée dans le développement d’un site, il est crucial de définir vos besoins et attentes de manière claire et structurée à l’aide d’un cahier des charges.
Ce cahier des charges sera la boussole de votre projet web :
- votre prestataire web l’utilisera pour monter le projet de A à Z.
- vous vous en servirez pour vérifier en fin de projet qu’il a respecté toutes vos demandes.
Cet article vous guidera à travers les étapes essentielles pour créer un cahier des charges efficace et adapté à la taille et aux ressources de votre entreprise. Vous y trouverez une trame que j’utilise lors de mes rdv de découverte.
Etape 1 : Décrire les Besoins de Votre Entreprise
- Présentation succincte de votre entreprise et de ses objectifs en ligne.
- Identifier le public cible du site web et les principales fonctionnalités attendues.
- Dans le cas d’une refonte : qu’est-ce qui a motivé cette volonté de changement ? (Statistique, design, limitations techniques, bugs…).
- Avez-vous déjà réservé un domaine et un hébergement web ?
L’objectif ici est de cerner votre environnement et de comprendre de quelle manière le prestataire web va pouvoir répondre au mieux à vos besoins.
Etape 2 : Définir les Objectifs du Site Web
- Clarifier vos objectifs spécifiques : accroître la visibilité, générer des leads, vendre des produits, etc.
- Hiérarchiser les objectifs en fonction de leur importance pour orienter le développement.
- Définir la ou les action(s) de conversion souhaitée(s) : formulaire rempli, appel, fichier envoyé, produit acheté, inscription… Et les hiérarchiser.
Selon les objectifs du site, les méthodes de structure des pages et le développement en lui-même peuvent plus ou moins différer. C’est ici que votre prestataire saura quelle voie choisir.
Etape 3 : Analyser la Concurrence
- Passer en revue les sites web de concurrents dans votre domaine.
- Identifier les éléments que vous aimeriez intégrer dans votre propre site.
- De la même façon, repérer sur leur site ce que vous ne voulez pas y voir dans le vôtre.
- Vous pouvez également joindre des exemples de sites qui vous plaisent, en dehors de vos concurrents ou même du secteur d’activité.
L’idée n’est pas de copier mais de gagner du temps sur la partie créative. Plus votre prestataire aura une idée précise de ce qui vous plait et ne vous plait pas, plus il saura vous proposer une maquette qui correspondra à vos attentes. Ainsi, on évite plusieurs allers-retours et du temps de perdu.
Pour ma part, je trouve cette étape super intéressante. C’est le moment où je commence à faire marcher ma créativité tout en ayant une base rationnelle. On prend ce qui se fait de mieux et on l’adapte selon les volontés du client. De ce fait, on fait du sur-mesure et on fait mieux que tous les concurrents.
Etape 4 : Spécifications Techniques
- Avez-vous une préférence sur la plateforme de développement souhaitée ?
- Indiquez les fonctionnalités requises : boutique en ligne, formulaire de contact, blog, portfolio, etc.
- Le site web sera-t-il géré par une personne interne à votre entreprise ? Si oui, quel est son niveau de compétence dans le domaine ?
Ces informations seront nécessaire pour que le prestataire prévoit à l’avance ces besoins dans le devis et lors du développement.
Etape 5 : Design et Expérience Utilisateur
- Indiquer les préférences de design : couleurs, typographie, disposition, etc.
- Décrire l’expérience utilisateur souhaitée pour garantir une navigation intuitive.
Cette étape peut sembler floue pour bon nombre de dirigeants. Si vous avez une charte graphique (logo, couleurs, typographie), c’est déjà un bon début. Cas contraire, votre prestataire web peut vous aider. Dans mon activité par exemple, je travaille avec une graphiste qui s’occupe de cela. Je propose aussi au client l’expérience utilisateur que j’estime la plus efficace pour son site.
Etape 6 : Contenu du Site
- Définir les sections et pages nécessaires : Accueil, À Propos, Services, Produits, Contact, etc.
- Prévoir le contenu à fournir : textes, images, vidéos, etc.
- Les contenus seront-ils modifiés par une personne interne à votre entreprise ? Si oui, quel est son niveau de compétence dans le domaine ?
Cette étape me permet de voir ce que vous avez à l’esprit à l’instant T. En tant que professionnel, j’y apporte quasi-systématiquement des pistes d’amélioration. Cette étape me permet aussi de chiffrer plus précisément ma proposition commerciale.
Dans mon cas, je rédige le contenu pour mes clients, ce qui a l’avantage de faciliter grandement les choses d’un côté comme de l’autre. Mais si le client possède des contenus publicitaires et/ou commerciaux, il est intéressant de les joindre au cahier des charges.
Pour les illustrations, votre prestataire peut vous proposer des images libres de droit. Mais utilisez de vraies photos, autant que possible car cela crédibilise et humanise votre entreprise. Là aussi, votre prestataire peut vous guider.
Pour ma part, je travaille avec un photographe pour les photos portrait, ou d’ambiance. Cette étape est d’autant plus primordiale pour un e-commerce. A prévoir, donc.
Etape 7 : Contraintes Techniques et Budgétaires :
- Indiquer les contraintes liées au budget et aux délais.
- Si nécessaire, mentionner des fonctionnalités facultatives pour une éventuelle expansion future.
Je remarque souvent que les dirigeants n’osent pas donner leur budget, de peur que le prestataire en profite pour gonfler les prix. Cela peut se comprendre mais d’un autre côté, c’est cette information qui lui permettra de juger de la faisabilité du projet. Etre transparent sur le budget, c’est gagner du temps des deux côtés.
Etape 8 : Méthode de Suivi et de Validation
- Décrire comment le développement sera suivi, par qui et comment vous validerez les différentes étapes.
- Quel est votre moyen de contact préférentiel ? (Appels, emails, sms, vocaux, visioconférence…)
Etape 9 : Modalités de Livraison et de Formation :
- Spécifier comment vous souhaitez recevoir le site fini et si vous avez besoin d’une formation pour l’utiliser.
Conclusion
La création d’un site web pour une TPE ou une PME nécessite une planification minutieuse. Un cahier des charges bien conçu joue un rôle crucial dans la réussite de ce projet en alignant les attentes de votre entreprise avec le travail du développeur ou de l’agence web. En suivant ces étapes, vous serez mieux préparé pour créer un site web qui répond à vos besoins, tout en respectant vos ressources et contraintes.
Vous avez besoin d’un prestataire web efficace et impliqué ? Contactez-moi et discutons-en. Je vous aiderai avec plaisir à remplir ce cahier des charges.
A très bientôt ! ✌
